Trouver un espace de bureau – Chapitre 1

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CHAPITRE 1: PREMIERS PAS

Comme la plupart des personnes à la recherche d’un bureau, vous vous êtes sans doute déjà posé(e) la question: Combien mon bail me coûtera-t-il?

Il y a beaucoup de facteurs dans un bail et le loyer mensuel n’est que l’un d’entre eux. Ce chapitre va parcourir tous les facteurs qui vous feront regretter ou pas votre choix de bureau dans quelques années.

PLANNING

Le temps qu’il faut pour trouver et emménager dans un nouveau bureau est proportionnel à la surface dont vous avez besoin.

De jeunes entreprises, de une à trois personnes, peuvent emménager dans un bureau à espace partagé en 24 heures. Reprendre la location d’un bail, pour une entreprise de dix personnes, peut se faire en quelques semaines. De plus grands espaces prennent généralement plusieurs mois.

En règle générale, vous devriez prévoir un mois pour trouver votre bureau et deux mois pour les négociations et finalisation.

ERREURS COMMUNES LORS DE LA NEGOCIATION D’UN BAIL

Trouver et négocier le bail d’un bureau peut devenir un processus long et laborieux et peut vous coûter beaucoup d’argent. Beaucoup de personnes à la recherche de bureaux sécurisés font constamment les mêmes erreurs.

Voici quelques-unes des erreurs les plus communes: 

  • Faire du prix votre priorité;
  • Attendre jusqu’à la dernière minute pour commencer les négociations;
  • Ne pas connaître les besoins en surface de votre entreprise, ou vous lancer dans avoir planifié votre espace suffisamment;
  • Hésiter alors qu’une bonne offre vous est présentée, et rater l’occasion;
  • Ne pas travailler avec des conseillers expérimentés, y compris un avocat spécialisé dans le conseil immobilier, un courtier, un représentant des locataires et un architecte;
  • Prendre des décisions sans définir vos objectifs immobiliers et commerciaux;
  • Ne pas utiliser un chef de projet interne pour la recherche et les négociations;
  • Ne pas se donner du temps à la maturation du bail pour considérer « s’acquitter des obligations »
  • Ne pas se préparer à une expansion potentielle;
  • Ne pas inclure de stratégies de sortie dans le bail, telles que des options de cessation ou de réduction.

SONDEZ VOS EMPLOYES

La décision de changer de bureaux affecte toute votre entreprise. Vous devez évaluer l’effet qu’elle aura, avant de prendre une décision.

Voici quelques exemples de questions à inclure dans un sondage, pour que vous donniez un aperçu de la façon dont le déménagement affectera vos employés:

  • Quelle est la durée de votre trajet quotidien en minutes?
  • Combien dépensez-vous environ en essence?
  • Utilisez-vous les transports en commun pour aller travailler? Si oui, à quelle fréquence?
  • Est-ce que la présence d’options de transports en commun à proximité rend votre trajet plus facile?
  • Si vous deviez conduire entre 8 et 16km de plus pour venir travailler, comment cela influencerait-il votre décision de rester dans l’entreprise?
  • Comment est-ce que le fait de conduire 20 minutes de plus par jour affecterait-il la même décision?
  • À quelle fréquence utilisez-vous des restaurants et des centres commerciaux qui sont situés à proximité de votre lieu de travail actuel?
  • Une plus grande distance par rapport à ces emplacements changerait-elle votre vie professionnelle quotidienne de manière significative?
  • Déménager dans un nouveau centre opérationnel aurait-il un impact positif ou négatif sur la satisfaction, le moral et la productivité globable des employés?
  • Pensez-vous que le déplacement de l’emplacement de votre lieu de travail actuel bénéficiera à l’entreprise en termes de visibilité et d’interaction avec les clients?

Une fois que les réponses au sondage des employés ont été recueillies et analysées, il sera plus facile pour vous d’évaluer l’impact que le déménagement aura sur vos employés.

Selon les réponses que vous obtenez, il sera peut-être nécessaire de rechercher d’autres emplacements qui seront dans un rayon de 8 à 16 km de l’emplacement actuel. En revanche, si les réponses des employés reflètent un souhait de déplacement, votre recherche peut alors être élargie et peut inclure des propriétés commerciales dans des zones à plus faible coût.

CLASSEZ VOS PRIORITES

Un bureau est une décision importante qui peut avoir un impact significatif sur la culture et le budget de votre entreprise. S’engager à un contrat de location est une obligation sérieuse et à long terme qui peut encourager ou briser la profitabilité de votre entreprise sur plusieurs années à venir.

Créez une liste de facteurs importants et les classer par priorité. Ceux-ci doivent être déterminés dès le début et être utilisés pour éliminer les bureaux inappropriés.

Distribuez cette liste, ainsi que toute autre question soulevée par vos employés, à votre équipe de direction pour stimuler la discussion:

  • Adaptabilité pour croissance future
  • Structure ouverte vs. intimité
  • Bureaux traditionnels vs. style brique et bois
  • Disponibilité des candidats potentiels à proximité
  • Déplacements des employés
  • Un effet impressionnant pour vos visiteurs
  • Coûts immédiats d’emménagement
  • Coûts mensuels
  • Durée du contrat et dépenses à long terme
  • Restaurants et commodités à proximité
  • Calendrier de d’emménagement

Discuter des priorités en tant que groupe vous permettra de vous pencher sur des préférences auxquelles vous ne vous seriez jamais attendu(e) Par exemple, certaines personnes ne peuvent pas fonctionner sans lumière naturelle directe et d’autres veulent un bruit ambiant comparable à celui d’une bibliothèque.