Trouver un espace de bureaux – chapitre 3

0

Définir les premiers critères de taille

 

La prochaine étape dans la sélection d’un bureau approprié est de réfléchir à la taille et aux fourchettes de prix. Dans un bureau, des murs peuvent être construits ou détruits, des pièces peuvent être insonorisées si nécessaire, mais les bords extérieurs du bâtiment restent gravés dans la pierre (plus précisément, dans le béton).

Il est important de trouver un équilibre entre le choix d’un bureau qui correspond à vos attentes actuelles et celui d’un bureau qui accompagnera votre développement futur.

C’est le moment de vous poser les bonnes questions: combien d’employés aurez-vous dans un an, trois ans, cinq ans? La manière dont vous utilisez votre bureau va-t-elle évoluer dans les années qui viennent? Vos clients vous rendront-ils visite dans vos locaux?

Approche progressive

Beaucoup de chefs d’entreprise, en particulier au sein de sociétés relativement jeunes, préfèrent commencer avec de petits bureaux. Ils recherchent non seulement de petits espaces, mais aussi une obligation contractuelle de bail réduite.

Les petits bureaux coûtent moins d’argent. Si pour une raison quelconque votre entreprise doit fermer ses portes, il y a moins d’argent à perdre que si vous occupez un bureau plus grand.

Les nouvelles entreprises ont tendance à avoir moins de personnel et moins de matériel. Si tel est le cas, un bureau plus petit est plus logique.

Le principal avantage de cette approche est qu’elle vous donne un maximum de flexibilité. Vous pouvez rapidement passer à un autre bureau si l’entreprise se développe.

Cette approche progressive présente cependant quelques pièges. Votre entreprise peut croître si rapidement que ses locaux ne suffisent plus : sa productivité en souffre alors directement, jusqu’à ce qu’un nouvel emplacement soit trouvé. Choisir une location de bureau à court terme peut également se révéler coûteux. Beaucoup de propriétaires demandent des loyers plus élevés par mètre carré pour les baux de bureaux à court terme. C’est leur façon de compenser le temps et les frais impliqués dans la recherche d’un nouveau locataire.

Faire les choses en grand

Un plus grand bureau vous donne de la place pour grandir. Si la croissance de votre entreprise s’accélère, vous pouvez alors utiliser le supplément d’espace existant, plutôt que d’avoir à chercher de nouveaux locaux.

Un plus grand bureau vous permet également d’ajouter de nouveaux équipements sans étouffer les membres de votre personnel. Cela vous donne la possibilité d’ajouter des salles de réunion, des salles d’attente plus confortables et d’autres équipements qui pourraient ne pas tenir dans un bureau plus petit.

Faire les choses en grand implique généralement plus de stabilité. Vous vous sentirez plus à l’aise à l’idée de vous installer et d’investir de l’énergie et de l’argent pour rendre votre bureau parfait, si vous savez que vous investissez sur le long terme.

En outre, le loyer par mètre carré peut en fait être moins cher pour un bail à long terme. C’est l’opposé de ce qu’il se passe avec un bail à court terme: les propriétaires vous feront payer des loyers moins élevés par mètre carré, car ils n’auront pas à chercher de nouveau locataire après seulement un an.

En revanche, la location d’un grand bureau signifie plus de dépenses, car plus de superficie.

Prendre un bail à long terme signifie aussi perdre la flexibilité offerte par des baux plus courts. Après deux ans d’activité, vous voudrez peut-être déménager dans un nouveau quartier plus adapté à vos besoins. Cela peut être coûteux s’il reste cinq ans au bail à long terme.

Comment contrôler les coûts de location

Il existe essentiellement deux façons de contrôler les coûts de location:

  1. Minimiser le coût par mètre carré;
  2. Minimiser la quantité d’espace loué.

Cela vous semble peut-etre être de la logique de base, mais de nombreuses entreprises se surchargent avec de l’espace excédentaire.

Certaines entreprises concentrent leurs recherches et négociations sur le meilleur prix par mètre carré. Cela peut conduire à obtenir beaucoup d’espace que les propriétaires doivent louer rapidement.

Même dans un marché favorable aux locataires, il y a toutefois une limite au taux avantageux qu’un propriétaire peut offrir. En réduisant les bureaux non nécessaires de 10 à 15%, votre entreprise peut réduire significativement le montant total de la location.

Concentrez-vous sur l’ergonomie de l’espace et travaillez avec votre équipe pour révéler l’efficacité cachée qui peut rendre un espace plus petit, plus productif.

Les locataires trouvent souvent qu’un immeuble de bureaux de haute qualité leur fait au final économiser de l’argent, et ce même si le coût par mètre carré est plus élevé. Ceci est dû au fait que les bureaux modernes et de meilleure qualité sont créés avec des principes d’ergonomie qui sont conçus pour une meilleure optimisation de l’espace.

Références de surface par personne

Pour commencer, utilisez une référence de 18 mètres carrés à louer par personne. Cela correspond à peu près à une chambre.

Dans la mesure où un box de taille moyenne ne fait que 6 mètres carrés, ces 18 mètres carrés peuvent paraître excessifs, mais ils comprennent les entrées, les passages, les salles de conférence et les cuisines.

Si vous avez un budget serré, descendez à 11 mètres carrés à louer par personne pour des aménagements ouverts et à forte densité.

Faire appel à un fournisseur d’équipement

Il est difficile d’imaginer l’espace dont ont besoin vos employés pour travailler, se restaurer et se réunir confortablement lorsque l’on utilise des concepts abstraits tels que 18 mètres carrés par personne.

Heureusement, une solution simple et gratuite existe. La plupart des propriétaires potentiels vous fourniront un plan architectural vide si vous leur demandez. Ce plan peut être adapté gratuitement par un fournisseur d’équipement de bureau, dans l’espoir de décrocher un futur contrat avec vous.

Grâce à un éditeur d’image tel que Photoshop, ce plan peut donc être virtuellement manipulé, les bureaux et murs déplacés, en vue de déterminer le meilleur agencement pour votre bureau.

Prévoir une croissance rapide

Les nouvelles entreprises qui connaissent une croissance rapide débordent souvent d’enthousiasme et de confiance. Or il convient de tempérer cet enthousiasme en contrôlant la consommation de liquidités. Les jeunes entreprises ou les entreprises dont l’offre de financement relève de la série A devraient commencer par louer des bureaux pour une durée modeste, comprise entre 18 et 24 mois.

Si vous avez l’intention d’évoluer rapidement, nous vous conseillons de choisir des locations et des sous-locations à court terme. Si ce n’est pas réalisable sur le marché, trouvez un local au sein d’une grande tour ou d’un parc de bureaux, où il est possible d’emménager facilement et de s’étendre de façon adjacente. Généralement, les propriétaires apprécient l’introduction d’une clause de location qui vous permet d’intégrer un espace plus grand au sein du même immeuble, sous les mêmes termes que le bail original.

En dernier recours, vous pouvez signer un bail à long terme dans l’attente de déménager et sous-louer cet espace pendant plusieurs années une fois qu’il sera devenu trop petit pour vous.

La prochaine étape dans la sélection d’un bureau approprié est de réfléchir à la taille et aux fourchettes de prix. Dans un bureau, des murs peuvent être construits ou détruits, des pièces peuvent être insonorisées si nécessaire, mais les bords extérieurs du bâtiment restent gravés dans la pierre (plus précisément, dans le béton).

Il est important de trouver un équilibre entre le choix d’un bureau qui correspond à vos attentes actuelles et celui d’un bureau qui accompagnera votre développement futur.

C’est le moment de vous poser les bonnes questions: combien d’employés aurez-vous dans un an, trois ans, cinq ans? La manière dont vous utilisez votre bureau va-t-elle évoluer dans les années qui viennent? Vos clients vous rendront-ils visite dans vos locaux?

Approche progressive

Beaucoup de chefs d’entreprise, en particulier au sein de sociétés relativement jeunes, préfèrent commencer avec de petits bureaux. Ils recherchent non seulement de petits espaces, mais aussi une obligation contractuelle de bail réduite.

Les petits bureaux coûtent moins d’argent. Si pour une raison quelconque votre entreprise doit fermer ses portes, il y a moins d’argent à perdre que si vous occupez un bureau plus grand.

Les nouvelles entreprises ont tendance à avoir moins de personnel et moins de matériel. Si tel est le cas, un bureau plus petit est plus logique.

Le principal avantage de cette approche est qu’elle vous donne un maximum de flexibilité. Vous pouvez rapidement passer à un autre bureau si l’entreprise se développe.

Cette approche progressive présente cependant quelques pièges. Votre entreprise peut croître si rapidement que ses locaux ne suffisent plus : sa productivité en souffre alors directement, jusqu’à ce qu’un nouvel emplacement soit trouvé. Choisir une location de bureau à court terme peut également se révéler coûteux. Beaucoup de propriétaires demandent des loyers plus élevés par mètre carré pour les baux de bureaux à court terme. C’est leur façon de compenser le temps et les frais impliqués dans la recherche d’un nouveau locataire.

Faire les choses en grand

Un plus grand bureau vous donne de la place pour grandir. Si la croissance de votre entreprise s’accélère, vous pouvez alors utiliser le supplément d’espace existant, plutôt que d’avoir à chercher de nouveaux locaux.

Un plus grand bureau vous permet également d’ajouter de nouveaux équipements sans étouffer les membres de votre personnel. Cela vous donne la possibilité d’ajouter des salles de réunion, des salles d’attente plus confortables et d’autres équipements qui pourraient ne pas tenir dans un bureau plus petit.

Faire les choses en grand implique généralement plus de stabilité. Vous vous sentirez plus à l’aise à l’idée de vous installer et d’investir de l’énergie et de l’argent pour rendre votre bureau parfait, si vous savez que vous investissez sur le long terme.

En outre, le loyer par mètre carré peut en fait être moins cher pour un bail à long terme. C’est l’opposé de ce qu’il se passe avec un bail à court terme: les propriétaires vous feront payer des loyers moins élevés par mètre carré, car ils n’auront pas à chercher de nouveau locataire après seulement un an.

En revanche, la location d’un grand bureau signifie plus de dépenses, car plus de superficie.

Prendre un bail à long terme signifie aussi perdre la flexibilité offerte par des baux plus courts. Après deux ans d’activité, vous voudrez peut-être déménager dans un nouveau quartier plus adapté à vos besoins. Cela peut être coûteux s’il reste cinq ans au bail à long terme.

Comment contrôler les coûts de location

Il existe essentiellement deux façons de contrôler les coûts de location:

  1. Minimiser le coût par mètre carré;
  2. Minimiser la quantité d’espace loué.

Cela vous semble peut-etre être de la logique de base, mais de nombreuses entreprises se surchargent avec de l’espace excédentaire.

Certaines entreprises concentrent leurs recherches et négociations sur le meilleur prix par mètre carré. Cela peut conduire à obtenir beaucoup d’espace que les propriétaires doivent louer rapidement.

Même dans un marché favorable aux locataires, il y a toutefois une limite au taux avantageux qu’un propriétaire peut offrir. En réduisant les bureaux non nécessaires de 10 à 15%, votre entreprise peut réduire significativement le montant total de la location.

Concentrez-vous sur l’ergonomie de l’espace et travaillez avec votre équipe pour révéler l’efficacité cachée qui peut rendre un espace plus petit, plus productif.

Les locataires trouvent souvent qu’un immeuble de bureaux de haute qualité leur fait au final économiser de l’argent, et ce même si le coût par mètre carré est plus élevé. Ceci est dû au fait que les bureaux modernes et de meilleure qualité sont créés avec des principes d’ergonomie qui sont conçus pour une meilleure optimisation de l’espace.

Références de surface par personne

Pour commencer, utilisez une référence de 18 mètres carrés à louer par personne. Cela correspond à peu près à une chambre.

Dans la mesure où un box de taille moyenne ne fait que 6 mètres carrés, ces 18 mètres carrés peuvent paraître excessifs, mais ils comprennent les entrées, les passages, les salles de conférence et les cuisines.

Si vous avez un budget serré, descendez à 11 mètres carrés à louer par personne pour des aménagements ouverts et à forte densité.

Faire appel à un fournisseur d’équipement

Il est difficile d’imaginer l’espace dont ont besoin vos employés pour travailler, se restaurer et se réunir confortablement lorsque l’on utilise des concepts abstraits tels que 18 mètres carrés par personne.

Heureusement, une solution simple et gratuite existe. La plupart des propriétaires potentiels vous fourniront un plan architectural vide si vous leur demandez. Ce plan peut être adapté gratuitement par un fournisseur d’équipement de bureau, dans l’espoir de décrocher un futur contrat avec vous.

Grâce à un éditeur d’image tel que Photoshop, ce plan peut donc être virtuellement manipulé, les bureaux et murs déplacés, en vue de déterminer le meilleur agencement pour votre bureau.

Prévoir une croissance rapide

Les nouvelles entreprises qui connaissent une croissance rapide débordent souvent d’enthousiasme et de confiance. Or il convient de tempérer cet enthousiasme en contrôlant la consommation de liquidités. Les jeunes entreprises ou les entreprises dont l’offre de financement relève de la série A devraient commencer par louer des bureaux pour une durée modeste, comprise entre 18 et 24 mois.

Si vous avez l’intention d’évoluer rapidement, nous vous conseillons de choisir des locations et des sous-locations à court terme. Si ce n’est pas réalisable sur le marché, trouvez un local au sein d’une grande tour ou d’un parc de bureaux, où il est possible d’emménager facilement et de s’étendre de façon adjacente. Généralement, les propriétaires apprécient l’introduction d’une clause de location qui vous permet d’intégrer un espace plus grand au sein du même immeuble, sous les mêmes termes que le bail original.

En dernier recours, vous pouvez signer un bail à long terme dans l’attente de déménager et sous-louer cet espace pendant plusieurs années une fois qu’il sera devenu trop petit pour vous.