Flex office, bureaux fermés ou hybride : quel modèle choisir ?

Avant de choisir un modèle, regardons la réalité en face :

• 55 % des entreprises européennes prévoient de réduire leur surface de bureaux dans les prochaines années, principalement en raison du travail hybride et de la maîtrise des coûts (CBRE European Office Occupier Sentiment Survey 2025). 
• Pourtant, les bureaux ne sont pas vides : le taux moyen d’occupation des espaces de travail en Europe est actuellement de 46%, avec des pics atteignant 71 % certains jours de la semaine. Le défi n’est plus de disposer de davantage de mètres carrés, mais de faire en sorte que chaque mètre carré soit réellement utile. Un bureau inoccupé reste un coût sans créer de valeur. Avec le télétravail structurellement installé, la question n’est plus « faut-il changer ? » mais « comment optimiser ? » (CBRE European Office Occupier Sentiment Survey 2025). 
• un fonctionnaire sur trois télétravaille au Luxembourg, dont 81% entre 1 et 4 jours par semaine – 🔗Statec, via L’essentiel
• Près d’une entreprise sur deux propose le travail à distance à ses employés (46.8%), et cela monte à plus de 80% pour les secteurs de l’information et communication, et les activités financières et assurances. Télétravail au Luxembourg : ce que révèle l’enquête WinWin4WorkLife sur les entreprises – Entrepris…

• Le loyer prime des bureaux dans le CBD luxembourgeois est de 55€/m²/mois. Il n’est pas négligeable non plus dans les quartiers : Kirchberg, Cloche d’or et Gare, avec respectivement 44€, 42€ et 44€ (INOWAI Office Market Report 2026).
• Chaque mètre carré inutilisé représente un coût important.

Certaines professions n’ont pas vraiment le choix.

Avocats, cabinets d’audit, banques, assurances – la confidentialité des échanges, les obligations légales et la nature des missions imposent des bureaux fermés et des postes attribués. Le modèle fermé n’est pas une question de préférence, c’est une contrainte structurelle.

Au sein de ces organisations, la question peut se poser pour les services internes. Les équipes marketing, RH, communication, support n’ont pas les mêmes contraintes. Et c’est là qu’on peut optimiser. Un cabinet d’avocats de 80 personnes peut très bien avoir ses associés en bureaux fermés et ses équipes support en flex, avec des espaces communs repensés. C’est ainsi que l’on trouve 15 à 20 % de surface récupérable.

Pour d’autres secteurs : tech, services, conseil, la question est entière. Et la réponse mérite une vraie analyse, pas une décision prise au moment de signer un bail.

Voici ce que nous observons sur le marché luxembourgeois.

Avec un taux de présence réel de 60 % (3 jours sur 5), une entreprise de 100 personnes n’a besoin que de 65 à 70 postes en flex bien conçu. Sur une surface type de 1 500 m², cela représente 300 à 400 m² libérés.

À 40 €/m²/mois de loyer moyen, cela représente 144 000 à 192 000 € d’économie annuelle – ou autant réaffectés à des espaces qui créent vraiment de la valeur.

Au-delà de l’économie de loyer, la rationalisation des surfaces permet également de réduire les charges. Avec des charges moyennes de 4 à 8 €/m²/mois, la libération de ces surfaces représente une économie estimée entre 14 400 € et 38 400 € annuellement.

Car c’est là l’autre option, souvent la plus intelligente : ne pas réduire, mais transformer.

Ces mètres carrés libérés peuvent devenir :

• Des salles de concentration acoustiquement isolées – pour les appels, la rédaction, la réflexion. Ce sont les espaces les plus demandés en flex office et les plus souvent absents.
• Des salles de réunion modulables – pour accueillir clients et partenaires dans un cadre qui reflète l’image de l’entreprise.
• Des espaces de repos et de convivialité – favorisant le bien-être, les échanges informels entre collaborateurs et l’attractivité du lieu de travail.

L’objectif n’est pas d’avoir moins de bureaux. C’est d’avoir des bureaux utiles, vivants et attractifs, mieux pensés qui retiennent les talents, augmentent la productivité – et donnent aux collaborateurs une vraie raison de choisir de venir au bureau.

Choisir son modèle ne s’improvise pas. Cela commence par mesurer les usages réels — pas ceux qu’on imagine, mais ceux que les données révèlent. Puis par projeter les besoins futurs. Puis par trouver le bon espace et négocier le bon bail.

INOWAI accompagne ses clients à chacune de ces étapes, en amont de toute décision immobilière.

Et pour aller jusqu’à l’aménagement, nous travaillons avec byld (ajouter peut être le lien vers le site?), notre partenaire Design and Build, qui propose des simulations d’aménagement et des scénarios chiffrés pour chaque configuration. Flex général, hybride, transformation partielle – byld modélise les options, vous aide à visualiser ce que votre futur espace pourra vraiment offrir, et s’assure que chaque mètre carré travaille pour vous.

Vous souhaitez simuler votre potentiel d’optimisation ou identifier la surface idéale pour votre organisation ? Contactez notre équipe OFFICE.